Hoy es relativamente fácil construir un dashboard financiero. Ventas, utilidad, margen, flujo, cartera, inventarios, comparativos contra presupuesto, indicadores por sucursal y tendencias pueden estar disponibles en minutos.
Eso es útil. El problema empieza cuando se dedica más tiempo a construir el tablero que a revisar si la información que lo alimenta está bien.
Y pasa más seguido de lo que parece. Se discuten gráficas, filtros, colores, automatizaciones y periodicidad, mientras todavía hay dudas sobre conciliaciones, inventarios, depreciaciones, provisiones o incluso sobre el criterio contable con el que se preparó la información.
Antes del dashboard hay cosas más importantes que resolver
La primera conversación no debería ser sobre la gráfica. Debería ser sobre los controles, los responsables y el criterio con el que se construye la información.
¿Qué controles existen sobre la información? ¿Quién responde por cada cuenta? ¿Quién revisa el cierre? ¿La empresa tiene políticas contables definidas? ¿Adoptó NIF, NIIF u otro marco de información financiera y realmente lo aplica?
Después vienen preguntas más concretas: si los bancos están conciliados; si hay efectivo restringido; si las cuentas por cobrar son recuperables; si el inventario existe, fue contado y está bien valuado; si hay obsolescencia; si los activos fijos existen y se deprecian correctamente; si faltan provisiones; si hay contingencias que deban reconocerse o revelarse; y si los ingresos y costos están en el periodo que corresponde.
Todo eso es menos vistoso que un dashboard, pero de ahí depende que la información financiera sirva.
Un dashboard financiero puede estar perfectamente diseñado y, aun así, partir de información que no cumple con la normativa contable, no está bien controlada o no es comparable.
Que el número se pueda explicar no significa que esté bien
Y hay otra confusión frecuente: poder explicar una cifra no significa que la cifra esté bien.
Un gerente puede explicar por qué aumentó la utilidad, pero quizá faltan gastos por registrar. Puede explicar por qué mejoró el margen, pero tal vez el inventario está sobrevaluado. Puede explicar por qué bajó la cartera, pero quizá hubo cobros aplicados incorrectamente. Puede explicar por qué aumentaron las ventas, pero a lo mejor se están incluyendo operaciones que todavía no deberían reconocerse como ingreso.
La explicación puede sonar perfectamente razonable y el número seguir estando mal.
Primero hay que saber si la información está bien determinada. Después entender por qué cambió. Y entonces sí llevarla al tablero.
Correcta, útil y comparable
Pero que la información esté bien tampoco basta. También tiene que ser útil y comparable.
Supongamos que una empresa corrige este año la forma en que valúa inventarios, reconoce ingresos, registra provisiones o deprecia ciertos activos. El ejercicio actual puede quedar mejor determinado, pero si después se compara contra periodos preparados con criterios distintos, la gráfica puede mostrar una tendencia que no es real.
Si corriges el presente pero dejas los comparativos con otro criterio, el análisis se distorsiona.
En términos simples: terminas comparando peras con manzanas, sólo que ahora en una gráfica mucho más bonita.
El dashboard viene al final
Muchas veces se empieza por donde debería terminarse.
Definir cómo se genera, revisa y autoriza la información.
Aplicar de forma consistente las NIF, NIIF o el marco correspondiente.
Conciliar, valuar, estimar, depurar y documentar.
Entender qué cambió y por qué cambió.
Visualizar información que ya pasó por todo lo anterior.
Si el orden se invierte, sólo estamos automatizando un problema que ya existía.
Además, construir un dashboard cuesta tiempo: reuniones, conexiones, pruebas, diseño, mantenimiento y ajustes.
La pregunta es si la empresa dedicó el mismo esfuerzo a revisar la información que lo alimenta.
Si se invirtieron cien horas en indicadores, pero nunca se hizo una toma física seria de inventarios, algo está al revés. Si se automatizó el EBITDA mensual, pero nadie revisó depreciaciones, provisiones o clasificaciones, el indicador puede actualizarse todos los días y seguir estando mal.
Después viene el porqué
Cuando la información ya está bien construida, entonces sí el dashboard puede aportar mucho.
No debería limitarse a decir que las ventas bajaron 8%, que el margen cayó tres puntos o que la cartera aumentó. Debería permitir entender qué provocó el cambio: volumen, precio, mezcla, descuentos, costos, plazos de cobro, productividad o alguna otra causa identificable.
Ahí deja de ser una presentación bonita y empieza a servir para decidir.
Perspectiva JGRP
En JGRP usamos dashboards, Power BI y herramientas de automatización. El problema no es la herramienta.
El problema es usarla antes de tener resuelto lo que va debajo.
Antes de invertir tiempo en hacer más atractiva la información, hay que dedicarlo a controles, responsables, políticas contables, aplicación de la normativa, conciliaciones, inventarios, activos fijos, provisiones, contingencias, cierres y comparabilidad.
Después analizamos. Después visualizamos.
La calidad de un dashboard nunca puede ser mejor que la calidad de la información que lo alimenta.
Un dashboard financiero no corrige la información. Sólo hace más visible lo que ya existe detrás.
Y si todo el esfuerzo se fue al tablero sin resolver primero lo anterior, puedes terminar tomando decisiones con mucha confianza sobre información que todavía no estaba lista para usarse.
Este contenido tiene fines exclusivamente informativos y no constituye una opinión contable, fiscal, financiera, legal o patrimonial aplicable a un caso particular. La preparación y presentación de información financiera debe analizarse conforme al marco contable aplicable y a las circunstancias específicas de cada entidad.