Conforme una empresa crece es normal que empiece a buscar más herramientas.
Un nuevo sistema, un ERP, tableros, automatizaciones, integraciones o ahora inteligencia artificial.
Muchas veces sí hacen falta.
El problema es que con frecuencia se empieza por la herramienta antes de revisar cómo se está trabajando. Y ahí es donde aparecen proyectos que cuestan dinero, consumen tiempo y al final no resuelven gran cosa.
Un proceso mal diseñado no necesariamente mejora por hacerse digital. A veces simplemente se vuelve más rápido.
Pensemos en algo muy común.
Una empresa prepara cada mes un reporte para dirección. La información sale del sistema contable, alguien la lleva a Excel, otra persona hace algunos ajustes, alguien más revisa las cifras y después se arma una presentación.
El proceso puede tardar varios días.
La primera reacción podría ser automatizarlo. Pero antes de hacerlo convendría entender por qué existen tantos pasos.
Tal vez el sistema ya genera parte de la información. Tal vez hay validaciones duplicadas. Quizá el reporte contiene información que nadie utiliza o simplemente sigue preparándose de la misma forma porque así se ha hecho durante años.
En ese escenario, automatizar ayuda, pero primero habría que simplificar.
Muchos procesos se complican poco a poco
Normalmente nadie diseña un proceso complicado de manera intencional. Se va formando.
La empresa crece, aparece una autorización adicional, después alguien crea un Excel para darle seguimiento, otra área necesita una copia, empiezan a circular correos y finalmente el proceso depende de varias personas y de archivos que solamente algunas saben manejar.
Mientras la operación es pequeña, eso puede funcionar.
El problema aparece cuando aumenta el volumen.
Más operaciones, más clientes, más empleados y más información terminan exponiendo las limitaciones de una forma de trabajo que antes parecía suficiente.
Ahí empiezan los retrasos, las capturas repetidas, los errores, la información que llega tarde y la dependencia de ciertas personas que conocen todo el proceso.
En esos casos, la mejora no empieza necesariamente comprando un sistema. Empieza entendiendo qué debería seguir existiendo y qué ya no tiene sentido.
La tecnología funciona mucho mejor cuando el proceso ya está claro
Una vez que el proceso se entiende, la conversación cambia.
Hay actividades que pueden eliminarse. Otras pueden simplificarse. Algunas necesitan un mejor control. Y otras sí son buenas candidatas para automatizarse.
Antes
- Captura repetida entre sistemas y Excel.
- Autorizaciones por correo o mensajes.
- Reportes que dependen de una sola persona.
- Revisión manual de grandes volúmenes.
Después de revisar el proceso
- Una sola fuente de información cuando es posible.
- Responsables y autorizaciones definidos.
- Reportes que se actualizan con menos intervención.
- El equipo revisa excepciones en lugar de buscar errores uno por uno.
Una conciliación que toma varias horas puede reducirse considerablemente. Una autorización puede dejar de depender de correos. Un reporte puede actualizarse con información que ya existe en los sistemas y ciertos controles pueden ejecutarse sobre todas las operaciones en lugar de revisarse manualmente una por una.
Ahí la tecnología empieza a generar un beneficio real.
La inteligencia artificial abre todavía más posibilidades, especialmente en tareas donde hay grandes volúmenes de información, clasificación de documentos, búsqueda de excepciones o preparación de análisis preliminares.
Pero tampoco resuelve por sí sola un proceso desordenado.
Si los datos llegan mal, la responsabilidad no está clara o cada persona trabaja de una manera distinta, la automatización termina heredando esos problemas.
No todo debería automatizarse
También hay actividades donde simplemente no vale la pena.
Buena candidata para automatizar
Primero conviene revisar el proceso
Esto es importante porque muchas empresas terminan haciendo el análisis al revés.
Compran una herramienta y después buscan dónde utilizarla.
Cuando debería ocurrir lo contrario.
Primero identificar el problema y después decidir si una herramienta realmente ayuda a resolverlo.
El tiempo de las personas también forma parte del costo
Otro error frecuente es medir un proceso únicamente por el tiempo que tarda.
Hay que revisar también quién está dedicando ese tiempo.
Un contador que pasa varias horas copiando información entre archivos no solamente representa un costo administrativo. También está dejando de utilizar esas horas en revisar, analizar o explicar la información.
Lo mismo pasa con personal de compras, cobranza, finanzas o administración.
Muchas automatizaciones tienen valor precisamente porque liberan tiempo de personas que deberían estar haciendo actividades de mayor nivel.
No necesariamente se trata de reducir personal.
Muchas veces se trata de utilizar mejor el equipo que ya existe.
Cómo lo vemos en JGRP
Cuando apoyamos a una empresa en este tipo de proyectos no empezamos preguntando qué software quiere implementar.
Primero tratamos de entender cómo funciona el proceso actual.
Dónde se captura información más de una vez, qué controles existen, cuáles realmente se necesitan, dónde se generan retrasos y qué información debería recibir la administración.
A partir de ahí se puede decidir qué conviene simplificar, qué debe fortalecerse y qué tiene sentido automatizar.
En algunos casos la solución puede ser relativamente sencilla: cambiar responsabilidades, eliminar pasos o rediseñar un reporte.
En otros sí puede justificar una integración entre sistemas, un tablero, una automatización o alguna herramienta de inteligencia artificial.
La tecnología entra donde aporta valor. No tiene que ser el punto de partida.
Perspectiva JGRP
Una empresa puede crecer durante años sin revisar a fondo cómo trabaja.
Eso no necesariamente representa un problema al principio, porque muchas cosas se resuelven con comunicación directa y conocimiento de las personas.
Pero conforme aumenta la operación, la forma de trabajar empieza a importar tanto como la propia herramienta.
Los procesos terminan afectando el control, la velocidad con la que llega la información y la capacidad de seguir creciendo sin agregar complejidad innecesaria.
A veces la mejor mejora tecnológica no empieza agregando algo. Empieza quitando un paso que ya no tenía sentido.
Por eso, antes de automatizar, vale la pena revisar si el proceso realmente debería seguir funcionando como funciona hoy.
Este contenido tiene fines exclusivamente informativos y no constituye una recomendación tecnológica, operativa, financiera o de control aplicable a un caso particular. La conveniencia de rediseñar o automatizar procesos depende de la operación, sistemas, información, controles y necesidades de cada empresa.